Aktuality

28.11.2018
Ochrana osobních údajů - seznam zpracovatelů osobních úd
Aktuální seznam zpracovatelů osobních údajů ...

více » 

28.11.2018
Ochrana osobních údajů - informace pro dodavatele
Informace pro obchodní partnery (a jejich kontaktní osoby) o zásadách zpracování ...

více » 

28.11.2018

Informace pro klienty o zásadách zpracování osobních údajů

 

Tato informace se vztahuje na obchodní partnery - klienty, kterým je kteroukoliv z níže uvedených společností poskytováno účetní, daňové, organizační či ekonomické poradenství, služby vedení účetnictví a daňové evidence, zpracování mzdové agendy či auditorské služby (dále jen „služby“); pro ostatní obchodní partnery je zpracován samostatný dokument týkající se zpracování osobních údajů

 

I. Účel informace

II. Správce osobních údajů

III. Subjekty údajů

IV. Zpracovávané osobní údaje, účel a zákonnost zpracování

V. Zdroje zpracovávaných osobních údajů

VI. Zabezpečení osobních údajů

VII. Předávání osobních údajů dalším osobám

VIII. Vaše práva ve vztahu k osobním údajům dle Nařízení

 

I. Účel informace

I.1. V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/76/ES (dále jen „Nařízení“), které je účinné počínaje 25.5.2018 Vám níže poskytujeme informace o tom, proč, jakým způsobem, a za jakých podmínek společnost CIS s.r.o. a společnost CIS Audit s.r.o. v pozici správce Vašich osobních údajů tyto údaje zpracovává a také jaká jsou v této souvislosti Vaše práva zakotvená v Nařízení.

 

II. Správce osobních údajů

II.1. Správcem Vašich osobních údajů je v závislosti na tom, která ze společnosti je pro Vás smluvní stranou:

CIS s.r.o.

Sídlo: Nademlejnská 1064/4, 198 00 Praha 9 - Hloubětín

Kancelář: Revoluční 17, 110 00 Praha 1,

IČO: 61501085

Společnost je zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 30763, ode dne 10. srpna 1994

nebo

CIS Audit s.r.o.

Sídlo: Nademlejnská 1064/4, 198 00 Praha 9 - Hloubětín

Kancelář: Revoluční 17, 110 00 Praha 1

IČO: 64941507

Společnost je zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 42262, ode dne 22. prosince 1995

Další kontaktní údaje společné pro obě společnosti naleznete na těchto webových stránkách na záložce „Kontakty“.

 

III. Subjekty údajů

III.1. CIS s.r.o., stejně jako CIS Audit s.r.o. (dále „správce“) zpracovává při poskytování svých služeb jakožto správce osobní údaje svých obchodních partnerů (klientů), přičemž rozsah i doba zpracování těchto údajů závisí na druhu a konkrétních podmínkách smluvního vztahu s daným obchodním partnerem.

III.2. Zpracovávané osobní údaje se vzhledem k předmětu činnosti obou společností mohou týkat jak přímo klientů (fyzických osob), tak jejich zaměstnanců, členů jejich kolektivních orgánů, jiných zástupců či obchodními partnery určených kontaktních osob (např. externích spolupracovníků). Údaje těchto osob jsou dále označeny jako „osobní údaje“ nebo „Vaše osobní údaje“. V případě určitých služeb poskytovaných správcem dochází též ke zpracování osobních údajů 3. osob (např. rodinných příslušníků klienta ve vztahu k jeho daňovému tvrzení).

 

IV. Zpracovávané osobní údaje, účel a zákonnost zpracování

IV.1. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

   - Identifikační údaje obecné: jméno, příjmení, tituly, pozice ve společnosti,

   - Identifikační údaje specifické: údaje o dokladech totožnosti, rodné číslo, datum a místo narození, pohlaví, občanství, adresa trvalého       bydliště (tyto údaje pouze ve vztahu ke klientům fyzickým osobám nebo osobám jednajícím jménem klienta právnické osoby dle             požadavků příslušných právních předpisů – AML)

   - Adresní údaje: adresa sídla nebo provozovny, případně jiná kontaktní adresa

   - Elektronické kontaktní údaje: e-mail, tel. číslo, fax, identifikátor datové schránky

   - Fakturační a platební údaje: číslo účtu, IČO, DIČ, název firmy – fyzické osoby, příp. specifické údaje pro fakturaci, nárok na slevy aj.     - Další údaje poskytnuté klientem ve vztahu k plnění smlouvy

 

IV.2. Správce zpracovává osobní údaje Klienta dle bodu IV.1., je-li fyzickou osobou,

- pro účely sjednání či změn smluvních vztahů, zpracování daňových tvrzení, poskytování dalších služeb dle smlouvy (smluvní požadavek), a to po dobu poskytování služeb klientovi,

- ve spisové evidenci pro účely ochrany právních nároků správce na základě jeho oprávněného zájmu, který spočívá v obraně vlastních práv, kdy spisovou evidencí se rozumí písemnosti, záznamy a datové soubory, které zůstávají správci pro jeho potřebu, přičemž zpracování trvá po dobu poskytování služeb klientovi a následně nejdéle po dobu až 20 let od jeho ukončení s ohledem na trestně právní promlčecí lhůty, prekluzivní lhůty v daňovém řízení a možné opožděné uplatnění škody klientem; běh této doby se staví, pokud klient u správce či u jiného orgánu či subjektu uplatní nárok na náhradu škody způsobené správcem při poskytování služeb, nebo má správce důvodné podezření, že by klient takový nárok mohl uplatnit,

- pro účely plnění právních povinností správce, a to na základě povinností zejména dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů („AML“), zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, po dobu stanovenou těmito předpisy, nejvýše po dobu 10 let následujících po roce ukončení poskytování služeb,

- pro účely nabízení dalších služeb správce na základě oprávněného zájmu spočívajícího v propagaci vlastních služeb, a to dobu po dobu poskytování služeb klientovi a následně po dobu 4 let následujících po roce, ve kterém byly služby správcem naposledy poskytnuty.

IV.3. Správce zpracovává identifikační údaje a kontaktní údaje statutárních a jiných zástupců klienta, je-li klient právnickou osobou. Stejně tak zpracovává identifikační a kontaktní údaje klientem určených kontaktních osob při plnění smlouvy. Správce rovněž zpracovává identifikační údaje, údaje o ekonomických transakcích a další údaje poskytnuté klientem nezbytné pro určení daňové povinnosti klienta, nebo pro poskytnutí jiných služeb na základě smlouvy, jež se vztahují ke třetím osobám, jejichž údaje jsou obsaženy v podkladech poskytnutých klientem pro poskytnutí služeb (např. rodinných příslušníků, zaměstnanců, obchodních partnerů klienta). Správce zpracovává výše uvedené osobní údaje pro účely

- sjednání či změn smluvních vztahů, zpracování daňových tvrzení a poskytování dalších služeb dle smlouvy (smluvní požadavek) a pro účely oprávněného zájmu spočívajícího v ochraně zájmů klienta, a to po dobu trvání smluvního vztahu,

- ve spisové evidenci pro účely ochrany právních nároků správce na základě jeho oprávněného zájmu, který spočívá v obraně vlastních práv, a to po dobu poskytování služeb klientovi a následně nejdéle dobu až 20 let od jeho ukončení s ohledem na trestně právní promlčecí lhůty, prekluzivní lhůty v daňovém řízení a možné opožděné uplatnění škody klientem; běh této doby se staví, pokud klient u správce či u jiného orgánu či subjektu uplatní nárok na náhradu škody způsobené správcem při poskytování služeb, nebo má správce důvodné podezření, že by klient takový nárok mohl uplatnit,

- pro účely plnění právních povinností správce, a to na základě povinností zejména dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů („AML“), zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, po dobu stanovenou těmito předpisy, nejvýše po dobu 10 let následujících po roce ukončení poskytování služeb,

- pro účely nabízení dalších služeb správce na základě oprávněného zájmu spočívajícího v propagaci vlastních služeb, a to dobu 4 let následujících po roce, ve kterém byly služby správcem naposledy poskytnuty.

IV.4. Osobní údaje zpracovávané správcem dle bodu IV.1 až IV.3 mohou být podle pokynů klienta předány dalším příjemcům určeným pokyny klienta, jako orgánům finanční a celní správy ČR, České správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám, Českému statistickému úřadu a dalším subjektům.

 

V. Zdroje zpracovávaných osobních údajů

V.1. Osobní údaje správce získává nejčastěji přímo od klientů (údaje získané při osobní nebo písemné komunikaci vč. komunikace e-mailem), dále z veřejných rejstříků a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, ARES, registr plátců DPH aj.) nebo z webových stránek klientů.

 

VI. Zabezpečení osobních údajů

VI.1. Při zpracování osobních údajů postupuje správce s odbornou péčí. Správce přijal a udržuje přiměřená technická a organizační opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování.

 

VII. Předávání osobních údajů dalším osobám

VII.1. Správce využívá při své činnosti další zpracovatele osobních údajů na základě uzavřených smluv, kterými jsou především osoby zajišťující správu firemní sítě a IT, poskytovatel cloudového úložiště a e-mailových služeb, poskytovatel účetního a daňového softwaru. Aktuální seznam zpracovatelů je k dispozici na webových stránkách správce.

VII.2. Osobní údaje mohou být předány do zemí mimo EHP v případě, že některý ze zpracovatelů využívá personál či vybavení, které se nachází mimo EHP. Takové předání bude prováděno v souladu s čl. 44 a následujícími obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

VII.3. Správce dále může předat zpracovávané osobní údaje dalším subjektům, je-li k tomu povinen dle příslušného právního předpisu.

 

VIII. Vaše práva ve vztahu k osobním údajům dle Nařízení

VIII.1. Osoby uvedené v bodě IV.2 a IV.3 mají právo:

- vyžádat si přístup ke zpracovávaným osobním údajům, zejména získat informace o jejich zpracování, případně kopii osobních      údajů, jež se jich týkají;

- právo na opravu zpracovávaných osobních údajů, jež se jich týkají a jsou nepřesné či neaktuální;

- právo na námitku proti zpracování osobních údajů, jež se jich týkají, jde-li o zpracování založené na oprávněném zájmu či pro      účely přímého marketingu;

- právo na výmaz osobních údajů, jež se jich týkají, zejména chybí-li právní základ pro jejich zpracování;

- právo na omezení zpracování osobních údajů, jež se jich týkají, zejména je-li žádána jejich oprava či vznesena námitka proti        jejich zpracování;

Tato práva lze uplatnit u správce prostřednictvím kontaktních údajů uvedených ve smlouvě nebo na webových stránkách správce.

VIII.2. Osoby uvedené v bodě IV.2 a IV.3 mají dále právo podat proti zpracování osobních údajů správcem stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

VIII.3. Klient má právo na získání svých údajů, které poskytl správci a správce je zpracovává elektronicky, v běžném, strukturovaném a strojově čitelném formátu, při splnění podmínek stanovených v Nařízení (přenositelnost údajů).

 

Pro další informace nás neváhejte kontaktovat.

 

Aktualizováno dne 25.5.2018


© 2016